چگونه برای رسیدن به اهدافمان برنامه ریزی کنیم؟

سرفصل های مهم این مقاله:

1.    برنامه‌ریزی چیست؟ تعریف ساده و مختصر!
2.    آیا هدف گذاری بدون برنامه ریزی ممکن است؟
3.    چگونه برنامه ریزی کنیم؟
4.    چگونه برنامه ریزی درسی مناسبی داشته باشیم؟

دو دوست را با هدفی یکسان در نظر بگیرید. یکی از آن‌ها صرفاً برای خود هدفی مشخص کرده و آهسته آهسته به سمت هدف خود حرکت می‌کند. دوست دیگر، علاوه بر مشخص کردن هدف، یک استراتژی و برنامه‌ای را نیز برای حرکت به‌سوی آن هدف را برای خود تعیین کرده. به نظرتان احتمال رسیدن به آن هدف در کدام یک از این دو فرد بیشتر است؟ به این نتیجه می رسیم که اهداف به تنهایی کافی نیستند و این برنامه‌ها هستند که ما را به اهدافمان نزدیک می‌کنند. به همین خاطر ضروری است که ما درک خوبی نسبت به برنامه‌ریزی داشته باشیم و همچنین اصول و اهداف برنامه‌ریزی را بشناسیم.

موفقیت در تمامی امور از جمله تحصیل، به مهارت افراد در مدیریت زمان خود بستگی دارد و داشتن یک برنامه منظم و منسجم اصلی ترین عامل در این زمینه به شمار می رود. کافی است اصول برنامه ریزی صحیح را فرا بگیرید تا مسیر هموار تری را در جهت دستیابی به اهداف خود بپیمایید.

1. برنامه ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی(به انگلیسی: Scheduling) فرایندی برای رسیدن به اهداف است. بسته به فعالیت‌ها، هر برنامه می‌تواند که بلندمدت، میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند برنامه‌ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. برنامه‌ریزی به آینده می‌نگرد. برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. 

برنامه ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است، زیرا این برنامه‌ها هستندکه نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر تعیین می‌کنند.کونتز و او دونل می‌گویند که برنامه‌ریزی تصمیم می‌گیرد که چه کاری، چگونه و چه زمانی انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد. برنامه ریزی باعث می‌شود که فاصله بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم برویم را بسنجیم؛ همچنین این امکان را فراهم می‌کند که اتفاقات لازم رخ دهد.

آیا هدف گذاری بدون برنامه ریزی ممکن است؟

برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید برای رسیدن به اهدافتان بیاموزید. در راه رسیدن به اهدافمان دو اشتباه بزرگ وجود دارد:

اولین اشتباه این است که خیلی‌ها هستند که هدفشان روشن است؛ اما برایش برنامه‌ای ندارند. آن‌ها از این حرف می‌زنند که «من هدفم مشخص است. دیگر برنامه لازم ندارم. به سمتش در حرکتم. پس برنامه واسه چیه؟» این اولین و مهم‌ترین اشتباه است. شما تصمیم دارید لاغر شوید اما بدون برنامه ریزی. وقتی برنامه‌ای برای این کار نداشته باشید، ارزیابی‌ای هم برای میزان نزدیک شدن به اهدافتان نخواهید داشت.

دومین اشتباه این است که بسیاری از افراد برنامه ریزی می‌کنند، اما وقتی نمی‌توانند آن را به هر دلیلی اجرایی کنند یا از برنامه عقب می‌ماند، بیخیال آن می‌شوند. این یک اشتباه مهلک است. اتفاقاً اشتباه کردن در مسیر برنامه ریزی باید پیش بیاید تا شما بتوانید خود را ارزیابی کنید و بدانید در چه جاهایی درست عمل نکرده‌اید. تا بدانید باید چطور بهینه‌تر برنامه ریزی کنید.

2. هدف از برنامه ریزی چیست؟

- برنامه‌ریزی ما را از سردرگمی خارج می‌کند
- برنامه‌ریزی از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری می‌کند
- برنامه‌ریزی عمل‌گرایی ما را افزایش می‌دهد

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

گام اول: برنامه‌‌‌هایتان را بنویسید
گام دوم: برنامه‌‌ریزی مخصوص به خودتان را آماده کنید
گام سوم: از برنامه‌ریزیتان پیروی کنید

چگونه برنامه ریزی درسی مناسبی داشته باشیم؟

برنامه‌ریزی درسی همان چیزی است که مثل یک معجزه شما را از شر حواس‌پرتی و فراموش‌کردن تکالیف‌تان خلاص می‌کند. اما برای برنامه چیدن هم باید اصول خاصی رعایت شود تا به بهترین نتیجه برسد. این نتیجه بسته به هدف شما از برنامه‌ریزی می‌تواند متفاوت باشد؛ مثلاً افزایش ساعت مطالعه روزانه می‌تواند از اهدافی باشد که یک دانش‌آموز و دانشجو برای برنامه‌ریزی تحصیلی به آن توجه می‌کند. برنامه ریزی از مهم‌ترین فرایندهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف، تعالی و موفقیت است. در این پروسه با بهره‌گیری از عقل، تفکر و با در نظر گرفتن شرایط، برنامه‌ای واقع‌بینانه طراحی کرده و به آن عمل می‌کنیم.

در حقیقت برنامه ریزی موجب می‌شود؛ پیش از انجام کارهایمان، برای زمان دقیق و چگونگی انجام آن‌ها، تصمیم‌گیری کنیم و نسبت به آن‌ها آگاه باشیم؛ بنابراین داشتن برنامه‌ای مناسب برای انجام فعالیت‌ها، از آشفتگی و سردرگمی جلوگیری کرده و همچنین از میزان استرس و فشار ذهنی ما می‌کاهد.
1. یک برنامه ریزی درسی خوب، باید شخصی‌سازی شده باشد!
برنامه درسی یک فرمول کلی یا نسخه واحد نیست که برای همه افراد یکسان باشد، بلکه کاملاً شخصی است. برنامه خوب و کارآمد برنامه‌ای است که با حضور فعال و جدی شما طراحی شده باشد، در غیر این صورت حتی با رعایت تمامی اصول علمی برنامه ریزی، تنها به برنامه‌ای صحیح و کلی دست پیدا کرده‌اید که تضمینی برای سودمند بودن آن برای شما، وجود ندارد؛ بنابراین برنامه‌ شما باید متناسب با نقاط ضعف و قوت و همچنین بر مبنای نیازها و شخصیت شما طراحی شود.
2.یک برنامه ریزی درسی خوب موجب صرفه جویی در زمان می‌شود
ساعات مشخص در برنامه باعث می‌شود؛ بیشتر ارزش زمان را بدانید و وقت خود را تلف نکنید، همچنین موجب می‌شود که بیش‌ازحد برای یک درس زمان نگذارید. این موضوع باعث افزایش بازدهی و ساعت مطالعه نیز می‌شود، چراکه شما به مرور بهترین زمان مطالعه برای هر درس را (در مورد خودتان) پیدا می‌کنید. علاوه بر این با استفاده درست از زمان، اعتمادبه‌نفستان بیشتر می‌شود.
 
3.یک برنامه ریزی درسی خوب انعطاف‌پذیر است!
یکی از ویژگی‌های مهم یک برنامه خوب، داشتن انعطاف است. برنامه باید به‌گونه‌ای باشد که برای اتفاقات و موارد پیش‌بینی‌نشده، راهکاری ارائه کند. قرار دادن زمان‌های جبرانی در برنامه، این مسئله را پیش‌بینی می‌کند.
 
4. یک برنامه ریزی درسی خوب هفتگی است!
بهترین واحد زمانی برای برنامه ریزی، یک هفته است؛ به این خاطر که برنامه ریزی برای کمتر از یک هفته موجب می‌شود که عدم تعادل‌هایی که در درس خواندن وجود دارند مشخص نشوند و نتوانید همه دروس را در برنامه جای دهید و خود را به خوبی ارزیابی کنید؛ همچنین زمان زیادی جهت برنامه ریزی تلف می‌شود. پیش‌بینی کارها برای بیش از یک هفته هم دقیق و مطلوب نیست زیرا این موضوع، احتمال اجرای برنامه در هفته دوم را کاهش می‌دهد.

5. یک برنامه ریزی خوب مطابق قانون اولویت بندی است!

«وقت نمیشه» جواب کسانی است که برای برنامه ریزی‌هایشان اولویت بندی نمی‌کنند. بهتر است در هر روز، بیش از 4 کار مختلف انجام ندهید. اگر کارهای مختلفی دارید برای آن اولویت بندی کنید و فعالیت‌هایی که اولویت پایینی دارند را با بی رحمی حذف کنید. وقتی دست به برنامه ریزی می‌زنید، بعد از مدتی دستتان می‌آید که چه کارهایی وقت‌گیر است، چطور زمان‌های پرتتان را کمتر کنید، چطور واقع‌نگرتر شویم و به جای بهانه وقت نداشتن، به مهم‌ترین کارهایمان برسیم.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید تهیه کنید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید.

در این ماتریس چهار وضعیت وجود دارد.

۵ نکته درباره اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان براساس ماتریس آیزنهاور
هرچه روی کارهای “مهم و غیر فوری” بیش‌تر وقت بگذارید، فعالیت‌ها در بخش کارهای “مهم و فوری” سبک‌تر می‌شود و کارهای کمتری در این دسته قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، بخش زیادی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند. البته این الزاما درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد و ممکن است نتوانسته باشید مواردی را از قبل پیش‌بینی کنید. مثلا ممکن است با ورود یک مهمان ناخوانده مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود. با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت‌بندی کارها یکی از مهم‌ترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیت‌های مهم و فوری است.
اگر به اندازه‌ی کافی روی کارهای “مهم و غیر فوری” وقت نگذارید، مشکلات نامرئی بالاخره دیر یا زود در جایی گریبان شما را خواهند گرفت.
یکی دیگر از فواید ماتریس آیزنهاور مدیریت بهتر جلسات است. دستورجلسه‌ای را که قبل از برگزاری جلسه تنظیم کرده‌اید، به ۴ بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار می‌گیرند (کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیر مهم و فوری و کارهای غیر مهم و غیر فوری) با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر می‌توانید جلسه را اداره کرده و درباره‌ی اولویت‌ها تصمیم بگیرید.
یکی دیگر از کاربردهای ماتریس آیزنهاور این است که مدیر می‌تواند با استفاده از این روش اولویت‌بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلا برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است).
بعد از مشخص کردن ماتریس آیزنهاور مهم‌ترین نکته “حرمت گذاشتن به کلام” است. یعنی ما کلام می‌گذاریم که یک کار که در بخش “مهمِ غیر فوری” است را در زمان تعیین شده انجام دهیم و اجازه ندهیم که آن به بخش “مهمِ فوری” انتقال پیدا کند. مهم‌ترین نکته بعد از تعیین اهمیت و فوریت کارها، حرمت قائل شدن به کلام خودمان است. پایبندی به کلام در این مسیر، جلوی رسوب فعالیت‌ها در قسمت “کارهای مهمِ فوری” را می‌گیرد و شکل کارها را از حالت همیشه فورس خارج می‌کند.

با رعایت این ماتریس می‌توانید یک اولویت بندی جانانه روی کارهایتان داشته باشید.

بعد از شناسایی نوع کارهایتان، از طریق این 4 استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

در این مقاله سعی داشتیم تمام نکاتی لازم برای داشتن یک برنامه ریزی درسی خوب را یاداوری کرده و بگوییم که چگونه باید برنامه ریزی درسی کنیم البته فراموش نکنید، بهترین فردی که می‌تواند برنامه درسی خوب برایتان طراحی کند خودتان هستید. چون هیچ‌کس بهتر از شما ویژگی‌های اخلاقی، توانایی و قابلیت‌هایتان را نمی‌شناسد. البته برای اینکه یک برنامه اصولی داشته باشید می‌توانید از مشاورین و متخصصین مرکز تخصصی روانشناسی و مشاوره جهاددانشگاهی واحد الزهرا(س) کمک بگیرید.

تماس با مرکز تخصصی خدمات مشاوره و روانشناسی جهاددانشگاهی واحد الزهرا(س)
آدرس مرکز مشاوره و خدمات روانشناسی:
خیابان انقلاب. چهارراه ولیعصر. خیابان خارک. کوچه شهرود. نبش هنری کوربن. پلاک 24. طبقه دوم
 تلفن تماس:             02166728052 
 شماره واتس آپ:     09010131575
 اینستاگرام:            Jdalzahra.pcsc